A comarca de Luziânia será a primeira do Estado de Goiás a promover o descarte de arquivos, conforme procedimento instaurado pela Secretaria de Gestão Estratégica (SGE). Serão retirados mais de 3 mil processos dos Juizados Especiais Criminais, que foram previamente triados e tiveram suas sentenças separadas para guarda permanente. Conforme edital publicado nesta semana, as partes ou seus herdeiros podem se dirigir ao fórum local, munidos de documentos pessoais, para, se desejarem, retirar os autos, no prazo de 45 dias a partir da publicação.

Segundo o titular da SGE, Luís Maurício Bessa Scartezini, a intenção é realizar a profissionalização da gestão arquivística em todo o Estado, de forma a liberar espaço físico e propiciar consulta eficiente. “Há um problema generalizado de falta de espaço nos fóruns, já que apenas entram processos e não há saída de autos. Agora, com os descartes periódicos, obedecendo a procedimentos de segurança, será possível resolver a questão”.

As normas para descarte e guarda obedecem as regras do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e as resoluções do Tribunal de Justiça do Estado de Goiás (TJGO), por meio da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD), presidida pela desembargadora Carmecy Rosa Maria Alves de Oliveira.

Após Luziânia, a organização do acervo deve ser realizada em Anápolis e Aparecida de Goiânia. Servidores responsáveis pelos arquivos das demais comarcas de entrância intermediária vão passar por cursos de gestão documental para, então, começarem o procedimento. A intenção é que, em breve, a prática seja esporádica e generalizada.

Para isso, está sendo feito um trabalho de multiplicadores: servidores de Anápolis e de Aparecida de Goiânia foram a Luziânia para serem capacitados e, em seguida, funcionários de outras seis comarcas vão a essas duas para, também, serem treinados para manusear o acervo.

Normas

Todos os processos anteriores a 1991 têm guarda permanente, ou seja, não podem ser descartados, conforme tabela de temporariedade do CNJ. Os autos permitidos são apontados por um sistema digitalizado, que mostrará a data das ações.

Antes, contudo, de iniciar o descarte, os autos são submetidos a uma comissão, que os analisa manualmente, composta por diretor do foro, juiz responsável pela serventia, escrivão e arquivista. Em seguida, os autos são remetidos à CPAD, para mais uma verificação. Definidos os processos que podem ser destruídos, é feita, ainda, uma retirada de amostragem, a fim de preservar o histórico judicial da comarca.

Cada grupo de descarte terá, no máximo, 5 mil processos, que terão, obrigatoriamente, as sentenças separadas e armazenadas. Toda a listagem será publicada em edital público para que as partes interessadas possam se dirigir aos fóruns a fim de resgatar os autos. Passados 45 dias, as ações serão destruídas, de forma monitorada, e os papéis serão entregues a cooperativas de reciclagem.

Luziânia

A comarca de Luziânia foi selecionada para estrear o descarte seguro por ser a primeira, por iniciativa própria, a começar a organização do acervo. “É uma forma de valorizar o trabalho iniciado na comarca”, destacou Scartezini.

Segundo a diretora do foro em substituição, juíza Flávia Zuza, o acervo da comarca já estava totalmente organizado, o que adiantou o processo de descarte. “A gestão dos arquivos alia segurança jurídica ao melhor aproveitamento do espaço físico, o que é limitado”.

A magistrada também salientou que todo o processo é feito com publicidade e transparência, de modo que foram selecionados para o descarte apenas processos que não têm mais utilidade às partes. “É uma medida cautelosa em todos os aspectos”, frisou a magistrada.

A servidora Maria Lúcia de Castro, gestora do arquivo da comarca, conta que o acervo judicial de Luziânia já estava separado por temporariedade. “Quando a SGE me procurou para realizar o descarte, os processos já estavam no caminho para esse fim. O que fiz foi lançar os procedimentos finais para o descarte. Hoje já iniciei os procedimentos para um segundo lote, por orientação da própria pasta”. (Texto: Lilian Cury/Foto: Wagner Soares - Centro de Comunicação Social do TJGO)