No dia 6 de junho, o Laboratório de Inovação - InovaJus, do Tribunal de Justiça do Estado de Goiás, promoveu uma oficina para discutir como melhorar os serviços de telefonia no Judiciário goiano.

A atividade reuniu servidores de diferentes áreas e teve como objetivo propor soluções sustentáveis, econômicas e eficientes para a comunicação telefônica do Tribunal.

A ação faz parte do Plano de Logística Sustentável (PLS) e teve foco especial nos indicadores relacionados à telefonia, definidos pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ).

Metodologia

A oficina seguiu a metodologia do Design Thinking, que incentiva a colaboração e a criatividade na solução de problemas. O processo foi dividido em quatro etapas:

·       Empatia: os participantes compartilharam suas experiências com os serviços de telefonia, analisaram contratos, indicadores de sustentabilidade e desafios enfrentados.

·       Definição do problema: a partir das conversas, foram identificados os principais obstáculos relacionados à gestão da telefonia.

·       Ideação: os grupos propuseram soluções por meio de dinâmicas colaborativas.

·       Prototipagem: foram selecionadas as melhores ideias para serem trabalhadas como soluções práticas.

Problemas identificados

Entre os principais pontos levantados pelos participantes estavam:

·       Mistura de tecnologias antigas e novas, dificultando a comunicação.

·       Infraestrutura limitada das operadoras, gerando dependência de poucas empresas.

·       Contratos desatualizados e com cobrança fragmentada por tipo de ligação.

·       Falta de controle sobre o uso dos telefones e ausência de mecanismos para coibir o uso pessoal.

·       Subutilização de alternativas mais econômicas, como o uso de e-mail e aplicativos de mensagem.

Além disso, destacou-se a ausência de um diagnóstico claro sobre consumo, gastos e necessidades reais de comunicação dentro do Tribunal.

Caminhos para a mudança

Após os debates, os participantes elegeram três problemas centrais a serem resolvidos:

1.     Falta de diagnóstico sobre consumo, gasto e efetividade da comunicação.

2.     Infraestrutura defasada.

3.     Contratos antigos, sem alinhamento com as necessidades atuais.

Para resolver essas questões, os grupos sugeriram a criação de um grupo de trabalho com representantes de diversas áreas do Tribunal. Esse grupo ficará responsável por levantar dados técnicos, ouvir os usuários, pesquisar boas práticas em outros órgãos e avaliar novas alternativas de comunicação no mercado.

Também foi sugerida a revisão dos contratos atuais, com foco em modelos mais modernos e sustentáveis, e a criação de critérios específicos para orientar futuras contratações com base em estudos técnicos.

Encaminhamentos

A oficina teve como objetivo principal a identificação de desafios relacionados à telefonia no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado de Goiás, bem como a construção colaborativa de soluções voltadas à modernização da infraestrutura, à racionalização dos recursos e à melhoria dos contratos vigentes.

A partir das discussões realizadas, foram definidas propostas concretas organizadas em um plano de ação, com etapas voltadas à elaboração de diagnóstico técnico, à avaliação de novas alternativas de comunicação e à definição de critérios específicos para futuras contratações.

As soluções apresentadas foram consolidadas e encaminhadas à Presidência para análise e deliberação quanto à adoção das providências cabíveis.