O projeto Renov-arq, instituído por meio do Decreto Judiciário n.º 2.773/2021, engloba as iniciativas da Unidade de Gestão Documental (UGD) com o objetivo de reorganizar e revitalizar todos os arquivos do Poder Judiciário do Estado de Goiás. Uma das principais iniciativas do projeto consiste em centralizar, em Goiânia, as atividades de análise e eliminação dos processos, oriundos de diversas comarcas, cujos prazos de guarda tenham prescrito. Já foram publicados 1.064.281 processos em editais de descarte de 34 comarcas goianas.
Em primeiro lugar, é gerada uma listagem a partir do Sistema de Primeiro Grau (SPG) com os processos potencialmente aptos para descarte. Em seguida, as listagens são aprovadas, em reunião, pela Comissão Permanente de Avaliação Documental, e publicadas em edital de ciência de eliminação, que dão às partes e seus representantes legais o direito de se manifestarem, em até 45 dias, o interesse na guarda particular dos autos listados.
Em seguida, os processos são encaminhados para a Central de Análise Documental em Goiânia que analisa todos os processos recebidos com base no Plano de Classificação (Tabelas Processuais Unificadas) e na Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais do Poder Judiciário, verificando a adequação das classificações registradas no SPG e seus respectivos prazos de guarda, bem como a existência de valor informativo, probatório ou de relevância social nos autos dos processos identificados com potencial de descarte, determinando, assim, aqueles que serão de fato eliminados.
Por fim, os processos a serem descartados são enviados para cooperativas de reciclagem para trituração dos documentos. Toda a documentação encaminhada para eliminação segue os critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental aprovados pelo TJGO por meio da reciclagem do material descartado destinado a programas de natureza social.
Além disso, todo o procedimento é realizado de acordo com o Decreto Judiciário n.º 1.638/2021 e na Resolução CNJ n.º 324/2020. E, de acordo com a referida resolução do CNJ, não é permitida a carga dos processos incluídos nos editais de eliminação de documentos no prazo compreendido entre a data da publicação do edital e a data prevista para a eliminação. O que o advogado pode solicitar é a guarda particular dos autos a serem descartados. Os interessados poderão requerer, em até 45 dias, às suas expensas, a guarda dos processos ou de suas cópias mediante requerimento disponível no link https://www.tjgo.jus.br/index.php/cpad-solicitacao.
As informações devem ser preenchidas corretamente. Caso o interessado não tenha informações completas, por exemplo, o número do edital ou o número exato do processo, deve solicitar informações junto à unidade judiciária antes de preencher o formulário. As solicitações serão analisadas e, caso a guarda ou as cópias dos autos sejam aprovadas, os interessados serão intimados posteriormente para buscá-los. No entanto, se o processo solicitado for considerado de guarda permanente pelo TJGO, apenas a cópia será disponibilizada aos interessados.
Para a recepção dos processos na Central de Análise Documental, a Unidade de Gestão Documental elabora cronogramas para buscar os processos na unidade judiciária de origem de acordo com a meta diária da equipe e o espaço disponível na Central. As orientações, apoio e esclarecimentos de dúvidas são feitas pela UGD por e-mail, telefone e WhatsApp business e da disponibilização de manuais e modelos dos documentos necessários para os trâmites. (Centro de Comunicação Social do TJGO)