Manuais e Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) no Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) são ferramentas essenciais para garantir a padronização, eficiência e qualidade dos processos dentro de uma organização, como o Tribunal de Justiça do Estado de Goiás (TJGO). Eles servem como referências claras e detalhadas para a execução das atividades diárias, assegurando que todas as operações sejam realizadas de forma consistente e conforme os padrões estabelecidos.
MANUAIS
Os manuais no SGQ são documentos abrangentes que descrevem as diretrizes, políticas e procedimentos de qualidade adotados pela organização. Eles fornecem uma visão geral do SGQ, incluindo os objetivos, responsabilidades, e a estrutura necessária para garantir a qualidade nos processos. O principal objetivo dos manuais é garantir que todos os envolvidos compreendam as práticas de gestão da qualidade e saibam como aplicá-las em suas atividades diárias. Eles servem como uma base de conhecimento para a implementação e manutenção do SGQ.
Conteúdo Típico de um Manual:
- Política de Qualidade: Declaração dos princípios e compromissos da organização em relação à qualidade;
- Estrutura Organizacional: Descrição das responsabilidades e funções de cada unidade ou departamento dentro do SGQ;
- Processos Chave: Identificação dos principais processos que compõem o SGQ, com uma visão geral de como eles são geridos;
- Metodologias e Ferramentas: Explicação das metodologias e ferramentas utilizadas para garantir a qualidade, como auditorias internas, controle de documentos e gestão de não conformidades.
Manuais publicados:
- Manual de Gestão da Qualidade
- Manual de Auditoria Interna da Gestão da Qualidade
- Manual de Gestão de Ocorrências do SGQ
- Manual de Gestão de Riscos do TJGO
- Manual de Gestão de Riscos nas Contratações do TJGO
PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PADRÕES (POPs)
Os POPs são documentos que fornecem instruções detalhadas e específicas sobre como realizar tarefas ou atividades dentro do SGQ. Eles descrevem passo a passo as operações a serem seguidas para garantir que cada tarefa seja executada de forma consistente e conforme os padrões de qualidade estabelecidos. O objetivo dos POPs é padronizar a execução das tarefas, garantindo que todas as atividades sejam realizadas de maneira uniforme, eficiente e conforme as normas de qualidade. Isso ajuda a minimizar erros, aumentar a produtividade e assegurar a conformidade com os requisitos regulatórios.
Conteúdo Típico de um POP:
1. Serviço:
Identifica o serviço ou a atividade específica que o POP abrange. Pode incluir o nome do serviço e uma breve descrição de sua natureza.
Exemplo: "Protocolo de Documentos Judiciais"
2. Objetivo:
Define o propósito do POP, explicando o que se pretende alcançar com a padronização do procedimento.
Exemplo: "Garantir a uniformidade e eficiência no protocolo de documentos judiciais, assegurando que todos os procedimentos sejam realizados de acordo com as normas estabelecidas."
3. Unidade Responsável:
Especifica a unidade ou departamento responsável pela execução e manutenção do POP.
Exemplo: "Gestão Documental"
4. Siglas:
Lista as siglas utilizadas no POP, junto com seus significados, para garantir a clareza e a compreensão do documento.
Exemplo: "Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) ou Tribunal de Justiça do Estado de Goiás (TJGO)"
5. Normativa:
Referencia as normas, regulamentos ou diretrizes que fundamentam e orientam a execução do procedimento descrito no POP.
Exemplo: "Resolução nº xxx/202x - Normas para o Protocolo de Documentos Judiciais"
6. Descrição do Procedimento:
Detalha passo a passo como o procedimento deve ser realizado, incluindo as atividades, responsáveis, prazos, e qualquer outro detalhe relevante para a correta execução do serviço.
Exemplo:
Recebimento do Documento: Verificar a conformidade com os requisitos básicos;
Registro no Sistema: Inserir os dados no sistema de gestão documental;
Encaminhamento: Direcionar o documento para a unidade competente;
Arquivamento: Digitalizar e arquivar o documento conforme os padrões estabelecidos.
7. Gestor do Processo:
Indica o responsável pelo monitoramento e atualização do POP, assegurando que o procedimento seja seguido corretamente e revisado conforme necessário.
Exemplo: "Coordenador de Gestão Documental"
8. Sistemas Utilizados:
Lista os sistemas de informação e ferramentas tecnológicas que são necessários para a execução do procedimento.
Exemplo: "Sistema de Gestão Documental (SGD), Processo Administrativo Digital (PROAD) ou Processo Judicial Digital (Projudi)"
9. Anexos:
Inclui documentos complementares que auxiliam na compreensão e execução do POP:
Fluxo de Processo (AS IS ou TO BE): Diagrama que representa o processo atual (AS IS) ou o processo desejado (TO BE);
Metodologia de Trabalho: Detalhamento das técnicas e práticas recomendadas para a execução do procedimento;
Manual de Procedimentos: Guia detalhado que acompanha o POP e oferece uma visão mais completa dos procedimentos envolvidos.
Exemplo: "Anexo 1: Fluxograma do Processo de Protocolo de Documentos"
10. Validação:
Inclui a data de aprovação do POP e a assinatura do responsável pela validação, confirmando que o procedimento está correto e pronto para ser implementado;
Exemplo: "Aprovado em 10/08/2023 pelo Comitê de Gestão da Qualidade (Comitê SGQ)".
A Diretoria de Planejamento e Inovação (DPI) e a Coordenadoria de Acompanhamento e Controle desenvolveram um modelo básico (template) de Procedimento Operacional Padrão (POP), que pode ser adaptado conforme as necessidades específicas do Tribunal de Justiça do Estado de Goiás (TJGO).
